Kasus 1 : Membuat Database Sederhana dengan Microsoft Access ( 1 : Table )

Setelah sebelumnya postingan saya tentang Mengenal Database Microsoft Access, nah kali ini saya akan memberikan tips bagaimana membuat database sederhana dengan Microsoft Access langsung dengan contoh kasus. Untuk lebih mudahnya, anda sebaiknya tahu dulu gambaran kasus yang akan kita kerjakan pada kesempatan ini. Kasus ini akan mengangkat tentang Sistem Penilaian yang dilakukan oleh Dosen kepada mahasiswanya. Jadi pada kasus ini anggaplah anda menjadi seorang Dosen yang akan memberi Nilai kepada Mahasiswa anda dengan Prosentase penilaian sebagai berikut :

- Presensi : 10%
- MID Semester : 30 %
- Ujian Akhir Semester (UAS) : 60%
Jadi Total Penilaian adalah 100%

Dalam kasus ini, data yang kurang lebih kita butuhkan adalah :

- NIM (Nomor Induk Mahasiswa) : Nama mahasiswa boleh sama, tapi NIM pasti beda donk???, jadi NIM yang nantinya akan menjadi Primary Key (Kunci)

- Nama Mahasiswa : Untuk memperjelas aja bahwa NIM tersebut bernama bla bla bla... kali aja salah masukin NIM

- Program Studi/Jurusan/Fakultas : Ini jika anda mengampu Mata Kuliah diberbagai Program Studi/Jurusan/Fakultas

- Mata Kuliah : Jika anda mengampu beberapa Mata Kuliah

- Semester : Ini digunakan untuk memilih bahwa anda mengampu Mata Kuliah tersebut di Semester Genap atau Semester Ganjil, kali aja ada mahasiswa yang komplain masalah nilai.

- Tahun : Untuk memasukkan tahun pada saat anda mengampu mata kuliah tersebut.

- Nilai Presensi : Untuk Memasukkan nilai Presensi / daftar hadir.

- Nilai MID Semester : Untuk Memasukkan Nilai MID Semester

- Nilai UAS : Untuk memasukkan Nilai Ujian Akhir Semester

Dalam kesempatan ini saya menggunakan Microsoft Access XP (pada dasarnya sama, anda bisa menggunakan Microsoft Access 2000 maupun 2003, klo Ms Access 2007 udah dikit beda). Nah sekarang saatnya memulai langkah - demi langkah pembuatan Database dengan Microsoft Access :

1. Buka Microsoft Access anda, dengan klik Start - Program - Microsoft Access
2. Klik New, kemudian Pilih Blank Database, akan terbuka jendela seperti berikut :



3. Ketikkan "Jadi Dosen" pada kotak putih disebelah kanan File Name, artinya kita akan membuat database baru dengan nama "Jadi Dosen", Kemudian Klik Create untuk membuatnya. Akan terbuka jendela baru seperti berikut :



4. Disitu akan terlihat Tables, Queries, Forms, Report, Pages, Macros, Modules. Seperti yang sudah saya jelaskan pada postingan saya sebelumnya tentang Mengenal Database Microsoft Access. Klik Menu Tables, dilayar sebelah kanan ada 3 pilihan untuk membuat tabel
- Create Tables In Design View : Membuat Data didalam tabel sesuai dengan keinginan kita sendiri
- Create Tables By Using Wizard : Membuat Tabel dengan cara cepat
- Create Tables By Entering Data : Langsung Input Data

Sudah kita ketahui pada postingan sebelumnya, bahwa tabel adalah inti dari sebuah database, jadi anda harus memformat tabel sesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita, maka Double Klik Create Tables In Design View, akan terbuka jendela seperti berikut dan isikan data - datanya seperti pada contoh gambar dibawah ini :



5. Dalam Tabel terdapat beberapa komponen :
- Field Name : Nama / Tulisan yang bakal tampil dalam database anda
- Data Type : Tipe data yang akan digunakan dalam database, Misalkan :

NIM menggunakan Data Type Number, artinya anda hanya bisa menginput data dengan struktur Angka - angka atau biasa disebut dengan Value. Ini berguna untuk mengurangi kesalahan saat mengetikkan NIM, karena biasanya NIM berupa angka, jika NIM di Kampus anda menggunakan campuran huruf dan angka maka gunakan data type Text.

Kemudian pada Nama dan Program Studi menggunakan Data type Text, artinya anda bisa mengetikkan campuran huruf dan angka, Perhatikan pada saat anda mengganti data type Text maka lihat kebagian bawah pada General akan terlihat Field Size terisikan 50, artinya anda bisa mengetikkan text/huruf sampai dengan 50 karakter.

- Description : Berguna untuk menjelaskan apabila pada Field Name anda tertuliskan singkatan, Misalkan NIM adalah singkatan dari Nomor Induk Mahasiswa, kali aja anda lupa singkatan yang anda gunakan pada Field Name. Description tidak berpengaruh pada Data anda, jadi bisa diisi bisa tidak.

6. Kemudian Klik pada Field Name NIM, kemudian klik Gambar Kunci pada Toolbar yang jika disorot akan tertuliskan Primary Key.



Pastikan disebelah kiri NIM terlihat tanda Kunci tersebut atau dinamakan dengan Primary Key yang berfungsi untuk mengunci data supaya tidak akan bisa mengInput data yang sama. Misalkan kita sudah memasukkan/mengInput NIM 231308077, maka anda tidak akan bisa memasukkan lagi NIM 231308077.

7. Simpan Tabel yang kita buat tadi dengan klik File - Save, atau klik gambar Disket pada Toolbar, akan keluar jendela dialog seperti berikut :



Ketikkan Daftar Mahasiswa kemudian Klik OK. Lihatlah pada Title bar table yang tadinya tertuliskan Table 1 : Table, maka kan berubah menjadi Daftar Mahasiswa : Table, artinya anda sudah berhasil menyimpan tabel tadi dengan nama Daftar Mahasiswa.



Kemudian Klik Close Table atau tanda Silang warna merah yang bawah, bukan yang atas. Coba anda lihat dengan cermat disitu akan ada 2 tanda silang berwarna merah. Close yang bawah adalah Close Table (Untuk menutup Tabel), sedang Close yang atas adalah Close Micorosft Access (Untuk Menutup Program Microsoft Access).
Setelah klik Close Table, maka akan tampil kembali pada menu utama, pada menu utama tadi akan terlihat tabel yang sudah kita buat tadi dengan nama Daftar Mahasiswa, seperti terlihat pada contoh gambar dibawah ini :



Setelah bikin satu tabel dengan nama Daftar Mahasiswa, sekarang bikin lagi satu Tabel dengan nama Daftar Nilai. Kenapa Harus Bikin 2 tabel ??? Karena untuk memisahkan antara Tabel Data Diri Mahasiswa dengan Data Nilainya. Logikanya gini, Satu mahasiswa bisa jadi mengikuti beberapa Mata Kuliah yang anda ampu, jadi anda tinggal memasukkan Nilai mata kuliahnya saja tidak perlu mengisikan data dirinya lagi.
Sekarang mulailah membuat tabel lagi dengan nama Daftar Nilai, caranya seperti membuat Tabel Daftar Mahasiswa. Masih bingung cara membuatnya, Ikuti lagi aja caranya berikut ini :

8. Double Klik Create Tables In Design View, Kemudian isilah data sebagai berikut :



Untuk Tabel ini Tanpa Menggunakan Primary Key, supaya anda bisa menginput data yang sama. Kemudian simpan tabel tersebut dengan klik gambar Disket yang ada di Toolbar atau pilih File - Save.



Simpan dengan nama Daftar Nilai, kemudian klik OK, akan keluar seperti gambar berikut :



Pilih NO, kemudian Close Table. Hal tersebut akan keluar karena kita tidak membuat Primary Key pada tabel data yang telah kita buat. Jika kita pilih Yes, maka akan membuat Data baru dengan nama ID dengan format Auto Number sebagai Primary Key.
Jika anda telah berada di Menu Utama, maka akan terdapat 2 tabel yang sudah kita buat tadi yaitu Daftar Mahasiswa dan Daftar Nilai.



Sekian Dulu Tahap Pertama pada kasus ini yaitu Membuat Tabel, Nanti Kita Lanjutkan ke Tahap Kedua yaitu Membuat Form untuk mempercantik tampilan dan mempermudah Input Data.